Жесткая конкуренция способствует поиску новых путей оптимизации и автоматизации внутренних процессов организации. И если автоматизацию финансово-учетной политики предприятия осуществляют в первую очередь, то оптимизацию документооборота откладывают, а иногда и вообще от неё отказываются.
На сколько правилен такой подход? Оправдан ли он?
Общего рецепта нет. Всё зависит от масштабов организации и вида деятельности. Однако именно оптимизация документооборота открывает новые возможности для любой организации в плане ускорения работы при принятии оперативных решений и даже стратегических задач. И достигнуть такой оптимизации в первую очередь помогает автоматизация документооборота посредством внедрения систем электронного документооборота. При принятии решения о необходимости автоматизации документооборота организации необходимо учитывать ряд факторов. Линейка программ для автоматизации документооборота имеет довольно широкий спектр. При выборе систем документооборота нужно обращать внимание на некоторые основные моменты. И хоть организация документооборота позволяет оптимизировать лишь небольшой участок работ, возможности у большинства систем автоматизации документооборота различны, и задачи они могут решать разные. Поэтому, прежде чем выбирать систему документооборота нужно определиться с кругом задач, решение которых она призвана осуществлять.
В современной организации, в которой работа с документами ведется традиционным образом, иногда нужные документы трудно найти, на их обработку или поиск тратится много времени. Не всегда документы, содержащие закрытую информацию хранятся должным образом. Назначение некоторых документов не вполне ясное, они дублируются и теряются. На их согласование может уходить много времени.
И чем больше документопоток, тем серьезнее эти проблемы могут влиять на результат деятельности и особенно тяжелым становится управление и руководство такими организациями.
Внедрение систем документооборота позволит решить все указанные проблемы и повысит общую эффективность работы. Это достигается за счет слаженной работы всех подразделений и повышения производительности труда. А приведет к этому организация документооборота, а именно, сокращение времени создания, согласования, обработки и поиска документов.
